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Le projet EtaCom visant à modifier la répartition des tâches entre les communes et l'Etat de Vaud a eu pour effet de transférer les bibliothèques scolaires du niveau secondaire inférieur des communes à l'Etat en 2003.

L'Etat ayant hérité de ces bibliothèques en a fait l'inventaire et a constaté la grande hétérogénéité des situations dans les différents établissements : sur 99 établissements dans le canton, seuls 38 sont équipés d'une bibliothèque. Sur ces 38, certaines ne sont qu'un simple "dépôt de livres" géré par un enseignant disposant de quelques heures de décharge par semaine alors que d'autres établissements disposent de bibliothèques bien équipées et dirigées par des bibliothécaires diplômées.
Sur les 38 bibliothèques, 35 utilisent le logiciel documentaire BiblioMaker et gèrent leur collection dans un catalogue indépendant.

Le Département vaudois de la formation, de la jeunesse et de la culture (DFJC) en charge de ces bibliothèques a mis sur pied un groupe de travail en 2006 (composé d'une quinzaine de bibliothécaires scolaires et d’enseignants) pour établir des recommandations de normes cantonales. Ces normes concernent les locaux (surface nécessaire), le fonds documentaire (composition, budget d'acquisitions), le personnel (mission, cahier des charges, qualifications), les prestations (visites de classe, animations...), l'informatique (logiciel de gestion documentaire, réseau) et la coordination des bibliothèques.
Le rapport du groupe de travail a été rendu en juillet 2007. Concernant l'informatique, un souhait de mise en réseau des bibliothèques a été exprimé et différents scénarios envisagés : fédération de différentes bases de données indépendantes, mise en service d'un catalogue collectif. Le rapport recommandait la constitution d'un autre groupe de travail dédié spécifiquement à la problématique informatique.

Fin 2008, un deuxième groupe de travail a été constitué, avec à notre connaissance trois personnes : Madame Christine Bossuat, responsable des finances de la DGEO (Direction générale de l’enseignement obligatoire - à savoir les niveaux enfantine, primaire et secondaire), Madame Jeannette Frey, directrice de la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne (BCU) et Madame Véronique Avellan, directrice de la Médiathèque de la Haute Ecole pédagogique de Lausanne (HEP). Madame Bossuat avait présidé le groupe de travail 2006-2007 et Madame Avellan avait rédigé et signé le rapport qui est en issu.

Ce deuxième groupe de travail a recommandé début 2009 à Madame Anne-Catherine Lyon, cheffe du DFJC, d'intégrer les bibliothèques scolaires dans le Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale (RERO).

Précisons que RERO regroupe principalement des bibliothèques universitaires ou spécialisées, soit 200 bibliothèques environ, situées majoritairement en Suisse romande^note. Une liste des bibliothèques membres est disponible en ligne sous http://www.rero.ch/libraryview.php.

Madame Lyon a fait la demande auprès de RERO en juillet 2009 d'intégrer les bibliothèques de l'enseignement obligatoire (DGEO) de son département. Cette demande a été acceptée en août 2009.

Les directeurs d'établissements scolaires ont été informés de ce projet oralement le 17 décembre 2009 et ont reçu un courriel de Madame Bossuat le 21 décembre, charge à eux de transmettre l'information à leurs bibliothécaires. A ce jour, certaines bibliothécaires ne sont toujours pas au courant de ce projet, tous les directeurs n'ayant pas relayé cette information.

Des bibliothèques-pilotes ont été désignées pour intégrer RERO, afin d'évaluer la durée de la conversion du catalogue et l'adéquation de RERO aux besoins des bibliothèques scolaires. La première opération de recatalogage (documents en mains, car bibliothèque non informatisée) a commencé en février 2010 à la médiathèque du Mont-sur-Lausanne avec du personnel expérimenté en catalogage dans RERO, engagé temporairement et auxiliairement pour cette première opération. A notre connaissance, jusqu’à présent entre l’automne 2009 et l’été 2010, 11 bibliothécaires professionnels (pour un total d’environ 7 équivalents plein-temps) ont été engagés ‑ à différents niveaux de qualification selon les postes et les cahiers des charges ‑ pour accompagner cette migration, selon un statut temporaire et auxiliaire.

Les autres bibliothèques-pilotes sont les bibliothèques de Cheseaux-sur-Lausanne, de Préverenges, de Genolier et de Sainte-Croix (cette dernière bibliothèque est mixte, c'est-à-dire scolaire et communale).

Notez que toutes les bibliothécaires impliquées dans le projet ont dû s'engager - pour certaines par écrit - à garder confidentielle toute information en rapport avec ce projet.

D’autre part, des bibliothèques mixtes ont été approchées par le DFJC et se sont vues proposer de migrer leur catalogue vers RERO. Une bibliothèque a décliné l'offre après une étude approfondie, considérant que la solution RERO n'était pas adaptée à ses besoins. Deux autres bibliothèques sont en train d'examiner cette proposition.

Dans un second temps, toutes les bibliothèques du DFJC sont concernées par ce projet : celles des gymnases et des écoles supérieures (HES, Hautes Ecoles spécialisées), dont trois d'entres elles au moins sont déjà membres de RERO. Il est à noter que celles-ci utilisent toujours en parallèle leur propre système informatique pour leur gestion interne, la solution complètement intégrée dans RERO ne répondant pas, après analyse, à leurs besoins pédagogiques, bibliothéconomiques et informatiques.

Le 4 mai 2010, lors de la 5e Journée annuelle RERO à Lausanne, Monsieur Christian Pilloud, président du Conseil stratégique de RERO, a annoncé qu’à terme et sur décision de la Conférence intercantonale de l’instruction publique de la Suisse romande et du Tessin (CIIP, organe-directeur de RERO depuis le 1er janvier 2010), toutes les bibliothèques scolaires romandes intégreront RERO. Cependant, aucun calendrier n’a été communiqué.

Questions ouvertes

Sur la conduite du projet

- Au vu de la bonne collaboration avec les bibliothécaires scolaires lors des travaux du 1er groupe de travail en 2006-2007 sur les normes des bibliothèques scolaires, comment se fait-il qu’aucune bibliothécaire scolaire n'ait été associée au 2e groupe de travail en 2008-2009 sur l’informatique, alors même qu’elles connaissent les réalités du terrain et les besoins des utilisateurs ?

- Pourquoi l’étude issue du 2e groupe de projet n’a-t-elle pas été diffusée par la DGEO aux bibliothécaires scolaires via leurs directeurs, et ce dès l’été 2009 ?

- Le choix de la solution RERO ayant été fait début 2009 et la demande de Mme Lyon à RERO d'intégrer les bibliothèques de son département ayant été acceptée par RERO en août 2009, pourquoi la communication officielle aux directeurs d'établissements scolaires (et par conséquent aux bibliothécaires) n'a-t-elle été faite qu'à la mi-décembre ?

- Pourquoi a-t-on imposé la confidentialité aux bibliothécaires des bibliothèques-pilotes sur tous les travaux de migration de données et sur leurs impressions avec le nouveau système ?

- Pourquoi le DFJC affirme-t-il publiquement que la faisabilité du projet sera évalué à l'automne 2010 (selon l'article dans 24 Heures du 23 mai 2010) alors que selon les déclarations de Mme Lyon, "la décision de migrer les bibliothèques scolaires à RERO repose sur une décision politique de la CIIP (Conférence intercantonale de l'instruction publique de Suisse romande et du Tessin) et d'une recommandation d'un groupe technique du DFJC qui a procédé à une étude approfondie de cette problématique. Dès lors, cette migration ne saurait être remise en cause" ? Ces deux déclarations sont contradictoires.

- Le bilan des bibliothèques-pilotes prévu pour l'automne 2010 sera-t-il communiqué aux bibliothécaires scolaires ?

Sur la solution proposée

- Quels avantages la solution RERO va-t-elle apporter par rapport à la situation actuelle ?

- La solution RERO est-elle adaptée aux besoins des bibliothèques scolaires, en termes de complexité de catalogage, d'ergonomie de la fonction de gestion du prêt, des possibilités de recherche pour les lecteurs et les bibliothécaires, d'adéquation entre le vocabulaire des matières de RERO et des jeunes élèves, d'impression de listes, de gestion des lecteurs, de support aux bibliothécaires ?

- Pourquoi trois hautes écoles vaudoises qui ont adhéré à RERO ces dernières années ont-elles gardé en parallèle leur logiciel documentaire pour gérer leur bibliothèque en interne ?

- Une des forces de RERO étant le prêt-interbibliothèques entre les membres du réseau, ce service va-t-il être proposé par les bibliothèques scolaires ?

- Combien le canton va-t-il débourser avec la solution RERO (migration des données et frais de fonctionnement) ? La solution RERO est-elle plus économique que la situation actuelle ? Pour les bibliothèques mixtes (scolaires et communales), les communes devront-elles participer aux frais induits par la solution RERO et si oui, à quelle hauteur ?

- Quelle est la durée de formation nécessaire pour utiliser le logiciel Virtua ? L'utilisation de Virtua et les règles de catalogage complexes de RERO sont-elles compatibles avec le fait qu'un certain nombre de bibliothèques sont gérées par des non-professionnels (comme des enseignants par exemple) ?

- Y a-t-il ailleurs en Suisse ou en Europe des réseaux de bibliothèques où se côtoient à la fois des bibliothèques universitaires, des bibliothèques patrimoniales, des bibliothèques spécialisées, des bibliothèques scolaires et des bibliothèques de lecture publique ? Quels sont les retours d'expériences de ces réseaux ?